O czym pamiętać przy organizacji eventu

Mogłoby się wydawać, że zorganizowanie wydarzenia to bułka z masłem. Wynajęcie restauracji, wybranie dań – i wszystko gotowe. Jednak to nie wszystko. Będąc organizatorem przede wszystkim należy rozróżnić charakter organizowanej imprezy. Jest ich tak wiele i mogą przybierać tak wiele form, że nie sposób się w nich od razu połapać. Dlatego pierwszym krokiem wyjściowym okaże się sprecyzowanie wydarzenia, a dopiero później dobranie środków do jego poprawnego zorganizowania. Jeśli jesteśmy już pewni co chcemy zorganizować, zajmijmy się check-listą spraw o których nie wolno nam zapomnieć, a są to:

• Termin – najważniejszy aspekt każdego wydarzenia. Organizacja eventów nie może się obyć bez tej informacji.

  Z jednej strony musi być konkretny, a z drugiej – ustalony z predyspozycjami uczestników. W tym czasie nie mogą odbywać się inne ważne eventy, które zabiorą nam obecność ludzi na których nam zależy. Ważne jest, by pamiętać o świętach narodowych, a w przypadku eventów firmowych – urlopach, wyjazdach służbowych i konferencjach;

• Przy organizacji eventu najważniejsza okaże się liczba uczestników. Oczywiście nie zawsze można dokładnie ją sprecyzować, jednak to właśnie stąd wynika późniejsza rezerwacja konkretnego miejsca, wybranie oferty gastronomicznej, atrakcji i innych. Liczba uczestników musi być możliwie jak najbardziej wiarygodna. W większości eventów można skorzystać z pomocy zaproszeń z koniecznością powiadomienia organizatora o obecności, tak jak jest chociażby w przypadku organizowania ślubu i wesela;
• W niemalże każdym evencie nie może zabraknąć cateringu. W zależności od charakteru eventu, można zdecydować się na małą restaurację, hotel lub catering niezależny.

  Jednak pomimo wszystko trzeba pamiętać o upodobaniach smakowych uczestników (szczególnych dietach, alergiach);

• Organizując event należy pamiętać o terminowości. Oznacza to, że rezerwacja wszelkich miejsc i atrakcji musi odbyć się z dużym wyprzedzeniem, zwłaszcza, jeśli zależy nam na czymś na co dzień obleganym. Dlatego oprawa muzyczna, atrakcje w formie fotobudki i inne muszą być wcześniej ,,zaklepane’’;
• Nie ma możliwości zorganizowania dobrego eventu bez opracowania harmonogramu. Prowadzenie nawet najprostszych rozpisek może pomóc nam kontrolować, czy wszystko zostało załatwione. Jest to szczególnie ważne zwłaszcza, gdy mamy przed sobą event w którym weźmie udział więcej niż kilkadziesiąt osób;
• Goście powinni być najważniejsi. Organizator musi dbać o ich komfort i wygodę przy każdym evencie.

.